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Comentarios preliminares

Allá por el año 2011 la ley 26.685 dio el inicio un proceso de cambio en el mundo jurídico que al día de hoy no ha culminado, estando incluso en sus etapas más tempranas. La norma regula que:

ARTICULO 1º — Autorízase la utilización de expedientes electrónicos, documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, comunicaciones electrónicas y domicilios electrónicos constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales.
ARTICULO 2º — La Corte Suprema de Justicia de la Nación y el Consejo de la Magistratura de la Nación, de manera conjunta, reglamentarán su utilización y dispondrán su gradual implementación.
ARTICULO 3º — Comuníquese al Poder Ejecutivo nacional.

Siguiendo la directiva de una gradual implementación y regulación la CSJN ha dictado las siguientes acordadas:

AC 31-2011; AC 3-2012; AC 8-2012; AC 29-2012; AC 14-2013; AC 15-2013; Ac 24-2013;AC 35-2013; AC 36-2013; AC 38-2013; AC 43-2013; AC 2-2014; AC 11-2014; AC 3-2015; AC 12-2015; AC 13-2015; AC 24-2015; AC 35-2015 (Click en cada acordada para ver su texto).-Éstas fueron aplicando y regulando progresivamente hasta llegar a la AC 3/2015 que pasamos a comentar. La acordada AC 3/2015 establece cuatro temas relevantes para los letrados:

En primer lugar la IEJ “Identificación Electrónica Judicial” (que es el CUIL/CUIT) del abogado usuario del sistema de gestión judicial. Es dable destacar que en los expedientes los letrados deberán denunciar su IEJ y, a su vez, constituir domicilio electrónico en el mismo número.

El segundo tema a destacar es el de las llamadas “notificaciones electrónicas”. El “Sistema de notificaciones electrónicas” o SNE es aplicado a todos los expedientes en curso ante el Poder Judicial de la Nación, pasando a ser de uso obligado para todos los expedientes cualquiera sea su fecha de inicio. Cabe destacar que quedan exceptuadas las notificaciones que por su naturaleza son dirigidas al domicilio real de la parte, traslado de demanda, reconvención y citación de terceros.

En tercer lugar tenemos las “Copias digitales” que son ni más ni menos que las copias traslado de cada escrito que cuente con ellas que, a partir de la aplicación del sistema, no deberán ser acomapañadas en soporte papel sino que deberán ser subidas en formato PDF mediante el panel de control del sistema. Más adelante detallaremos paso a paso cómo realizar éste procedimiento.

Por otra parte nos encontramos con el “libro electrónico de notas” que consiste en un libro de asistencias digital. El personal del juzgado deberá dejar asentado en papel que en el expediente se ha dejado nota electrónica.

La Acordada 35/2015 ha postergado la aplicación hasta el 1° de Mayo de 2016.-

¿Qué necesito para  operar con el sistema?

Requisitos

Navegador web: Para operar con el sistema de gestión judicial debemos contar con un navegador web compatible con el mismo. Los navegadores web son programas que permiten “navegar” por internet. El navegador predeterminado en los sistemas Windows clásicos es el “Internet Explorer” el cual funciona sin problemas con el sistema. A su vez los desarrolladores han manifestado que el Google Chrome y el Mozilla Firefox pueden ser utilizados sin ningún inconveniente.

Adobe Reader: (anteriormente, Adobe Acrobat Reader) permite visualizar e imprimir archivos en formato PDF y está disponible gratuitamente para descargar desde el sitio Web de Adobe. El formato PDF permite desplegar texto con un diseño ordenado cual si fuera una publicación y no es fácil adulterar su contenido.

Adobe Flash Player: permite la visualización de elementos gráficos complejos en el explorador. Puede instalarse directamente desde el sitio Web de Adobe.

Como vemos, estos requisitos son los esenciales para poder trabajar con el sistema.

Formato, tamaño de un archivo

En cuanto al formato admitido debemos detenernos a pensar ¿cómo convierto mi documento de Word o de Lex Doctor, o de cualquier procesador de texto que utilicemos, a PDF?

El siguiente video explica varios métodos para poder hacerlo:

Otro problema que surge al querer cargar los archivos al sistema es el límite que tiene el SGJ en cuanto al tamaño del archivo el cual no puede pesar más de 5 MegaBytes. La siguiente tabla muestra cuantos kilobytes representan un megabyte.

tabla bytes

Puede pasarnos entonces que nuestra demanda o su documental sea tanta que, al haberla escaneado, supere por mucho el tamaño de archivo permitido. En el siguiente video veremos cómo saber el tamaño de un archivo y cómo reducirlo para poder subirlo al sistema.

Trabajando con el sistema de gestión judicial (SGJ)

Antes que nada debemos tener en claro que mediante la implementación de las políticas de informatización de la justicia han sido creados tres programas informáticos de gestión que conforman el sistema a la fecha. Estos son: La consulta de causas judiciales; Ingreso de copia de documentos y Sistema de notificaciones electrónicas.

Registro del usuario

Todas ellas requieren de la previa registración del usuario al sistema (a excepción de la “consulta pública de expedientes” que permite el sistema de consulta).

A su vez dentro del sistema informático de gestión judicial un usuario puede ser principal, autorizado o visualizador.

Para registrarse los letrados colegiados en el Colegio Público de Abogados de la Capital Federal pueden realizar el trámite de registración en la sede del mismo. En cuanto a los usuarios no abogados los mismos pueden realizar la registración mediante la función de registración del sistema.

Un dato muy importante es indicar el mail de quien se registra, al mismo han de llegarle los llamados “mails de cortesía” los cuales no siempre llegan, y no tienen efectos jurídicos, a diferencia de las notificaciones del sistema.

Una vez realizada la registración se obtendrá una identificación electrónica judicial y un domicilio electrónico. Ambos son el CUIT/CUIL del usuario.

Para poder acceder al sistema de consulta de causas podes hacerlo haciendo click aquí o desde nuestra página de inicio en el menú “Herramientas diarias/Sistemas de Consulta Web”.

Para poder acceder al sistema de ingreso de copia de documentos o al sistema de notificaciones electrónicas podes hacerlo haciendo click aquí o desde nuestra página de inicio en el menú “Herramientas diarias/Otras Herramientas”. Luego, debemos ingresar nuestro usuario, contraseña y las letras y números de la imagen que aparece debajo. Una vez dentro del sistema elegimos uno u otro.

En cuanto a los datos de la cuenta, los mismos pueden ser modificados desde la opción “Modificar mi perfil”. En ella podremos cambiar datos como la contraseña o el mail en donde recibimos los “mails de cortesía”.
IMPORTANTE: Cada vez que querramos salir del sistema debemos hacer click en el bontón “Salir” y luego “cerrar la sesión”, de lo contrario puede que la sesión quede abierta y que alguien más pueda utilizar nuestra cuenta.

Carga de archivos

Los escritos presentados en la mesa de entrada deben ser subidos en forma digital al sistema. Las copias subidas deben ser fieles a su original y se suben con el carácter de declaración jurada que lo son.

La acordada prevé que el escrito digital debe ser incorporado al sistema dentro de las 24 horas de presentada la copia en soporte papel en la mesa de entradas del juzgado aunque también puede realizarse antes de llevar el escrito, sin embargo lo que importará el cumplimiento de un plazo será el cargo del escrito presentado en la mesa de entradas y no el día y horario en el que fue ingresado el escrito al sistema.

A su vez, las presentaciones de mero trámite, es decir aquellas que no hacen al impulso del expediente, pueden ser presentadas solamente en forma digital. La misma será agregada al expediente por personal del juzgado.

Ingresar las copias digitales cubre los efectos procesales de lo que constituía dejar un escrito sin copias, es decir, es de aplicación el art. 120 del CPCCN el cual otorga un plazo de dos días para acompañar dichas copias. Es decir que, al subir las copias digitales, se tiene por cumplida dicha carga.

En los siguientes videos veremos cómo incorporar un escrito al expediente, cómo consultar aquellos que ya hemos subido, y cómo cargar una contestación de demanda.

La Notificación electrónica

El sistema de notificación electrónica viene a modernizar el sistema tradicional de notificación por cédula, cambiando su formato y digitalizando el método de emisión y recepción de las mismas. A partir de la implementación del sistema las cédulas serán confeccionadas en forma digital y remitidas mediante el panel de control del usuario. Ahora bien, existen cédulas que continuarán siendo en fomato papel estas son: las que por su naturaleza deben ser notificadas al domicilio real, la notificación de traslado de demanda, reconvención y citación de terceros extraños a la Litis.

Como corolario el domicilio constituido será el llamado “domicilio electrónico”, que es ni más ni menos, como ya lo hemos explicado, el número de CUIT/CUIL del usuario a quien se dirige la cédula electrónica.
El medio digital para realizar, remitir o recibir una notificación del estilo es el Sistema de notificación electrónica en el que deberemos estar previamente registrados (para saber más sobre la registración ver título “registración” del presente instructivo).

Mediante el mismo podremos realizar una consulta de las cédulas que hemos enviado o recibido, conseguir un comprobante de visualización, guardar borradores de notificaciones a remitir y otorgar permisos a usuarios de colaboración.

¿Cuándo quedo  notificado fehacientemente?

Al recibir una cédula electrónica veremos distintos datos que la acompañan, entre ellos la fecha y hora en que la misma fue recibida. Este dato es importante para determinar el momento de la notificación pero no es el único.

Dado que la actividad del sistema es ininterrumpida, es decir funciona las 24hs del día, podemos recibir una cédula en cualquier momento, pero ello no quiere decir que quedemos notificados en ese preciso instante. Se deben analizar distintas situaciones, teniendo en cuenta que el horario hábil para enviar una cédula electrónica es de 7 a 20hs de días hábiles. Entonces:

Si la notificación se remitió en día y horario hábil, quien recibe la cédula se notifica en ese instante. Ahora bien si la notificación fue enviada después de las 20hs la notificación surte efecto al día siguiente hábil. Por otro lado si la notificación es enviada un día inhábil la misma se tomará como notificada el siguiente día hábil. Veamoslo en el siguiente esquema:

Cuadro notif electr

Tal y como la notificación por cédula en formato papel el plazo procesal comenzará a contarse al siguiente día hábil de recibida la misma.

En el siguiente video, creado por la dirección general de teconología del PJN, veremos cómo chequear las cédulas que hemos recibido, cómo confeccionar y remitir una cédula de notificación electrónica y cómo gestionar los autorizados.

Libro de notas electrónico

El libro de asistencias, o comúnmente llamado “libro de notas”, en el que los letrados, o las personas por ellos autorizados dejan constancia cada día en que opera la notificación por ministerio de la ley que el expediente no se encontraba en su respectivo casillero (martes y viernes “días de nota”), ha venido a ser reemplazado por un libro de asistencias electrónico que implementa la AC 3/2015. Es decir que ya no será necesario acercarse a la mesa de entradas del juzgado para ello sino que los letrados deberán dejar “nota electrónica” por medio del sistema.

Es de aplicación la acordada 8/2012 que dispuso la aplicación del libro de notas electrónico. A partir del 2/05/2016 en todas las Cámaras, Tribunales y Juzgados del PJN se utilizará el registro digital para dejar constancia que el expediente se encuentra a despacho. Hecho esto por el letrado la oficina judicial deberá asentar esa circunstancia en el expediente en soporte papel por medio de un sello o nota manuscrita con fecha, hora, parte y firma de funcionario.

Será obligatorio el asiento de que se dejó nota electrónica solo en el caso de que se sucite una controversia alrededor de la fehca de notificación de una providencia. Para el resto de los casos debe estarse ante las constancias del sistena de gestión.(conf. Resolución CSJN Nº 2028/15).

Es importante mencionar que el botón para dejar nota solo aparece en el sistema los días martes y vienres en el horario de tribunales en los expedientes que se encuentran a despacho.

Podrán dejar nota en el expediente digital los profesionales intervinientes en la causa, vinculados electrónicamente y los usuarios “autorizados” por el profesional mediante sistema y en el expediente.

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